Herramientas de Gestión Organizacional

La función ejecutiva y la información

La característica distintiva de la actividad gerencial es la manipulación de representaciones simbólicas. Un gerente o supervisor no opera con objetos materiales,sino con información sobre problemas de decisión y con información bajo la forma de decisiones.

Concepto de Dato

Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos.

Ejemplo:

en una organización, existen empleados, muebles, etc. Para cada empleado, hay un número de legajo; para cada mueble, un número de inventario, etc.

Concepto de información

La información es un dato o un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado.

Requisitos de la información eficiente

Para que la información resulte eficiente, debe reunir una serie de requisitos, de modotal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se hubieran aplicado para producirla.
A continuación presentaremos una nómina de requisitos para guiar el diseño de sistemas de información:

Economía

La información es un bien económico. Al igual que cualquier otra mercadería, se puede:

Por lo tanto debe establecerse una comparación entre los beneficios a lograr de la información adicional y los costos de obtenerla.

Disponibilidad

La información debe estar disponible en el momento en que se la requiera.

Utilidad

Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad. Toda salida de un sistema de información debe ser considerada innecesaria mientras no se compruebe su utilidad.

Comparabilidad

La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. La comparabilidad en el espacio implica, por ejemplo, que la información de una sucursal debe ser comparable con la de otra

Flexibilidad

Todo sistema de información debe ser adaptable a los cambios del sistema-objeto.Este requisito está estrechamente relacionado, en primer término, con el ya comentado control periódico de la utilidad de las salidas del sistema de información.

Claridad

La información debe atender al nivel intelectual y técnico del destinatario. El postulado precedente podría completarse diciendo que también deben tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario.

Confiabilidad

La información debe ser lo suficientemente confiable como para tomar decisiones basadas en ella.

La calidad de un sistema de información está determinada, en buena parte, por la calidad de sus datos primarios.

Funciones de un sistema de información

Recolección

Esta función implica la captura y el registro de datos. Actúa como el órgano sensorio de la organización.

Es una etapa costosa aunque este último aspecto está siendo atenuado en grado creciente por la aplicación de nuevas tecnologías de captura de datos

Clasificación

Esta función consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogéneos, y ordenarlos teniendo en cuenta la manera en que será necesario recuperarlos.

El almacenamiento de datos en archivos computadorizados dispone de técnicas que han permitido alcanzar un elevado nivel de refinamiento en este sentido.

Compresión

La compresión es la función por la cual se reduce el volumen de los datos sin disminuir necesariamente la información que suministrarán a su destinatario; muy por el contrario, la compresión generalmente aumenta o hace más expresivo el contenido informativo de los datos.

Almacenamiento

Esta función se vincula con la conservación física de los datos y con su adecuada protección.

A través de la función de almacenamiento, el sistema de información se convierte en la memoria de la organización.

Recuperación

Esta función tiene el propósito de suministrar el acceso a la base de datos.

Muchas veces la Recuperación y actualización de los datos debe hacerse en tiempo real, en estos casos la computadora interviene en alguna parte de la transacción

Procesamiento

El sistema de información (como todo sistema) es un transformador de entradas en salidas a través de un proceso.

Esta transformación se realiza mediante cómputos, clasificaciones, cálculos, agregaciones, relaciones, transcripciones y, en general, operaciones que, no importa qué recursos humanos o tecnológicos empleen, persiguen el objetivo de convertir datos en información

Transmisión

Esta función comporta la comunicación entre puntos geográficos distantes, sea por el traslado físico del sostén de los datos o por la transmisión de señales.

Este aspecto del sistema de información se vincula con la tecnología de comunicaciones, la que se halla tan asociada con la de la computación, e igualmentetan desarrollada

Exhibición

Mediante esta función, se proporciona una salida de información preparada de modo tal que resulte legible y útil a su destinatario. En un sistema de información basado en el uso de computadoras, esta función es la que implica la interfaz con el ser humano.

Tipos de sistema de información

Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades.

Las organizaciones poseen ​cuatro niveles:

• El ​nivel operativo​
• El ​nivel de control operativo
• El ​nivel de las decisiones tácticas
• El n​ivel de las decisiones estratégicas​.

Sistemas de información transaccionales

Están destinados a satisfacer las necesidades del nivel operativo: explotan la capacidad y velocidad de las computadoras para almacenar y procesar grandes volúmenes de datos realizan operaciones repetitivas.

Sistemas transaccionales: niveles superiores

Los sistemas transaccionales ​capturan, procesan y generan datos ​vinculados a cada una de las transacciones que las organizaciones desarrollan diariamente. Estos sistemas de información son indispensables en cualquier organización de cierta envergadura y no se puede, por razones operativas o legales, prescindir de ellos.

Más características

El sistema que produce este tipo de información suele denominarse comúnmente “Sistema de información gerencial” o su equivalente en inglés “Management Information System” (MIS)​.

Sistemas:diferentes niveles de decisión

En el nivel más bajo de la pirámide se encuentran los sistemas transaccionales con sus diversas denominaciones:

• TPS (Transaction Processing Systems)​
• OLTP (On Line Transaction Processing)
• ERP (Enterprise ResourceSystems)
• CRM(Customer Relationship Management)

Sistemas:diferentes niveles de decisión

En el nivel superior de la pirámide para la toma de decisiones semi estructuradas, en los niveles de control operativo y táctico se encuentran los sistemas:

• sistemas DSS (Decision Support Systems).​

Sistemas:diferentes niveles de decisión

Y por último, en el nivel más alto de la pirámide, donde las decisiones no sonestructuradas,

• BI (Business Intelligence)​
• EIS/ESS (Executive Information Systems)
• OLAP (On Line Analytical Processing)

Sistemas ERP

Un sistema ERP es un paquete de programas estandarizados que le permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y prácticas entre todos los miembros de la organización, y producir y acceder a la información en un ambiente de tiempo real.

Características

Sistema integrado

El corazón de un ERP es una base de datos central que obtiene datos de las aplicaciones, las cuales a su vez alimentan la base de datos.

Diseño basado en las mejores prácticas

Los sistemas ERP están basados en patrones obtenidos de las mejores prácticas de las empresas que los utilizan.

Estos patrones están diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalización y están basados en los procesos y aplicaciones que han demostrado ser los más eficientes.

Capacidad de personalización

Debido a que los sistemas son modulares las compañías pueden, por ejemplo, instalar aquellos módulos que son más apropiados para su negocio.

Los costos de instalación de un ERP

Los ​sistemas ERP permiten hacer significativos ​ahorros en una compañía​. Sin embargo hay que tener en cuenta que estos sistemas cuestan mucho dinero debido a que son sistemas complejos y notoriamente difíciles de implementar.

Motivaciones para implementar un ERP

• Fragmentación de la información​
• Necesidad de intercomunicar sistemas disímiles entre sí
• Redundancia de datos en la captura y almacenamiento